Cases de sucesso: quais os requisitos para uma demonstração financeira transparente

3º Meeting day da transparência traz a importância em ter um processo contínuo de benchmarking com as demais empresas sobre a forma como cada uma trabalha as suas demonstrações financeiras: AES Tietê, Algar Telecom, EDP, Guararapes (Riachuelo), Isa CTEEP, Lojas Renner e Petrobras

 

Realizado anualmente o Prêmio ANEFAC . FIPECAFI – Troféu Transparência -, premia as empresas com as demonstrações financeiras mais transparentes. Com a finalidade de incentivar mais empresas a buscarem essa excelência, a ANEFAC realiza há três anos o Meeting Day da Transparência, onde executivos de empresas ganhadoras apresentam pontos relevantes que podem ser utilizados no momento de elaboração das DFs. Em 2020, participaram do segundo e terceiro dia do evento, que aconteceu on-line em 6, 11 e 12 de novembro, AES Tietê, Algar Telecom, EDP, Guararapes (Riachuelo), Isa CTEEP, Lojas Renner e Petrobras.

Na Lojas Renner estão sendo implementadas várias inovações, fruto de uma dedicação conjunta dos times, que buscam a melhoria contínua. Como exemplo, a criação de um tópico para os principais destaques da divulgação das demonstrações financeiras, de forma a facilitar a visualização do leitor para eventos novos e relevantes. Adicionalmente, trabalhou na diagramação para as notas explicativas, com novos elementos visuais, que têm a finalidade de contribuir para uma melhor leitura, combinada à simplificação da linguagem para o melhor entendimento dos leitores. No ano passado, introduziram o Balanço Social na entrega das demonstrações financeiras, para dar mais visibilidade às ações sociais e de sustentabilidade da Lojas Renner. E por fim, no formato de relato integrado, tem o conjunto das informações a serem divulgadas pela companhia, com a participação de várias áreas do negócio, permitindo uma maior consistência e harmonia das informações que chegarão para o mercado.

A Petrobras está com uma forte agenda de transformação digital, de empoderamento de seus colaboradores para uma cultura de alto desempenho, de aumento na segurança das operações e na busca de otimização de seus recursos. Todo esse ambiente reflete na elaboração das demonstrações financeiras, onde está sendo trabalhado o novo patamar 4.0 para a preparação com o uso de: robôs (RPA), que automatizam os processos de registro e controle, soluções de inteligência artificial para orientação contábil e tributária (chatbots), centros de dados disponíveis em nuvem para os usuários e  repositórios de dados armazenados em seu formato original (data lakes) para otimização e agilidade.

Adicionalmente, a Petrobras possui representantes em grupos de trabalho para analisar as normas internacionais de contabilidade (IFRS) antes de serem emitidas pelo International Accounting Standards Board (IASB), com o objetivo de contribuir e agregar valor às futuras normas internacionais de contabilidade.  Essa participação também possibilita o planejamento da companhia sob a ótica de infraestrutura (sistemas e processos) e de gestão, quando há algum impacto nos indicadores-chaves da administração, como foi o exemplo da norma de arrendamentos (IFRS16/CPC06) no exercício de 2019, que gerou um incremento significativo em seu endividamento.

Enquanto na Guararapes (Riachuelo), com a implantação transparente pela área financeira de uma governança corporativa integrando todas as áreas, alinhada com o movimento de compliance em todas as frentes de negócios e de controle da empresa, foi possível conscientizar e preparar as áreas da sua importância nos números divulgados pela companhia. Além desses movimentos, foi fundamental as inovações tecnológicas implementadas, buscando sistemas integrados para garantir a integridade e a segurança das informações manipuladas, usando plataformas digitais com a inteligência artificial, iniciando a transformação digital no Grupo.

Na busca de trabalhar com as melhores práticas disponíveis no mercado, a Guararapes (Riachuelo) iniciou este ano, um projeto de integração das empresas em um único ERP para o Grupo. Os treinamentos dos colaboradores também contribuíram muito, pois a troca de experiências na participação em seminários, cursos e palestras, bem como seus reconhecimentos nos trabalhos executados e apresentados durante os treinamentos foram muito importantes na capacitação e conscientização das equipes na transformação digital, quebrando alguns tabus e paradigmas dos trabalhos manuais.

Na AES Tietê o foco está nas novas tecnologias para melhorar a elaboração das demonstrações financeiras, e desta forma durante o ano de 2020, implementaram duas ferramentas que estão ajudando muito e melhorando esse processo. Com elas, não ganharam apenas em agilidade, mas sim em qualidade. Pois, sobra mais tempo para se dedicarem às áreas mais relevantes das demonstrações financeiras, e assim sempre buscando o desenvolvimento contínuo para levar a informação mais clara e objetiva ao leitor.

As ferramentas implantadas na AES Tierê são: BPC: que auxilia no processo de consolidação das informações contábeis, fazendo isso de forma automatizada. Com essa utilização, diminuíram muito o tempo despendido com essa atividade bem como diminuíram os erros, pois mudaram de um processo manual para um processo automatizado. E, Wdesk: que permite que várias pessoas acessem simultaneamente a demonstração financeira que está sendo elaborada, é permitido fazer comentários de revisão direcionado e isso tronou a elaboração mais ágil e colaborativa. Um dos diferenciais dessa ferramenta é a possibilidade de dar acesso a pessoas fora da organização como, por exemplo, os auditores independentes. Neste caso, a revisão da auditoria se torna muito mais dinâmica e ágil e os comentários dos auditores podem ser respondidos e endereçados de uma forma muito mais rápida e objetiva.

Para estarem em linha com as melhores práticas do mercado, na EDP, há uma preocupação especial com a governança corporativa e ações de sustentabilidade. A companhia está há 14 anos no Índice de Sustentabilidade Empresarial (ISE) da B3 e isso se reflete na comunicação com os seus investidores e sociedade. Por isso, uma inovação é a sua abordagem clara sobre os esforços realizados para melhorar sua relação com o planeta no conjunto das demonstrações financeiras. Além disso, tem percebido um aumento exponencial de investidores de pessoas físicas. Tiveram um acréscimo de quase 70% nessa base desde janeiro. Isso também implica uma comunicação ainda mais clara com esse novo público, como a utilização da base de dados disponíveis para gerar ainda mais transparência.

 

Demonstração financeira transparente

Segundo Carlos Henrique Vieira Candido da Silva, gerente geral de operações contábeis, e Walber Monteiro de Almeida, gerente de demonstrações financeiras e relatórios, da Petrobras, a implementação das inovações associadas à capacitação dos colaboradores, além de um bom planejamento e organização, possibilitarão que o processo de elaboração das demonstrações financeiras da companhia se torne cada vez mais simples, ágil e digital. Atualmente, o processo de preparação das demonstrações financeiras não é um trabalho somente da equipe de contabilidade e tributário e sim de toda a companhia, através de times com formações diferentes e atribuições distintas.

“Nesse contexto, uma etapa importante é a orquestração de cronogramas com os atores internos e externos à companhia, como, por exemplo, áreas de negócio, empresas do grupo, auditores, planos de pensão, administração e outros. Esse planejamento vai desde a realização de inventários, fechamento sistêmico, até a divulgação ao mercado. Em paralelo, e não menos importante, ocorre a discussão prévia, entre as equipes da empresa e dos auditores externos, sobre transações relevantes do período, além das estimativas e julgamentos contábeis críticos, que possibilitam o adequado registro e divulgação nas demonstrações financeiras da Petrobras. Por fim, é fundamental ter uma base normativa sólida com práticas contábeis bem estruturadas e ter um processo contínuo de benchmarking de divulgação no país e exterior, pois novas ideais e novas formas de comunicar as informações financeiras surgem continuamente, sempre permitindo oportunidades de aprimoramento”, explicam.

As demonstrações financeiras na EDP são elaboradas por uma área especializada em acompanhamento das normas, com foco no constante aprimoramento, o que possibilita que o processo de validação de números e informações, alinhamento de notas explicativas com todas as diversas áreas da empresa e a elaboração final aconteça de forma robusta e transparente.

“As normas internacionais de contabilidade são hoje extremante sofisticadas e técnicas. Se, por um lado, trouxeram rigor financeiro, por outro lado dificultam o entendimento ao leitor não especializado. Por isso, as demonstrações financeiras devem ser rigorosas, mas também precisam ser de fácil entendimento para qualquer leitor. Isto é algo que nunca perdemos de vista ao elaborá-las. Uma novidade é a ampliação do uso da tecnologia nesse processo. Utilizamos ferramentas que produzem relatórios com os mais diversos dados. Lidamos com ferramentas de automação, dashboards, inteligência artificial, entre outras. Isso torna fundamental a habilidade de analisar esses dados para traduzi-los da melhor forma”, pontuam Leandro Rigamontte, diretor de contabilidade e gestão de ativos, e Carla Vilas Boas, consultora de consolidação e reporte financeiro, da EDP.

Na Guararapes os processos foram automatizados para agilizar os fechamentos financeiros, contábeis e fiscais, processos estruturados e sistemas para mitigar alguns problemas que eram provocados por trabalhos manuais, inclusive utilizando a inteligência artificial. “Continuamos com essa estratégia até hoje buscando as melhores práticas no mercado. São realizadas reuniões mensais de acompanhamentos dos indicadores de desempenho dos resultados obtidos pelas áreas. Quando identificado um desvio significativo procuramos localizar a causa do problema para a elaboração de um plano de ação com prazos e responsabilidades que passam a ser monitorados semanalmente. Diante destes cenários, a equipe responsável pela preparação das demonstrações financeiras obtém informações com mais qualidade, discutindo e preparando o material com as principais áreas envolvidas na divulgação dos resultados da empresa. As demonstrações são revisadas por uma área independente antes de serem aprovadas pelo conselho fiscal e a auditoria externa”, explica Gilberto Sheizo Izumida, contador da Guararapes.

“Na AES Tietê o processo de elaboração das demonstrações financeiras é coordenado por uma área específica, que fica responsável por obter todas as informações necessárias junto a todas as áreas da empresa para o início do processo, para tal é montando um cronograma, onde cada área sabe quais informações precisam enviar e qual o prazo definido para o atendimento desta demanda. Com essa informação em mãos, o time de financial report inicia o processo de elaboração utilizando as ferramentas da empresa, e após a elaboração do primeiro draft passa pela revisão interna do coordenador dessa área e subsequente pelo gerente de controladoria. Só após essas duas revisões, a demonstração financeira é submetida à auditoria externa”, pontua Leandro de Souza Miranda, especialista em techinical accounting da AES Tietê.

Na Lojas Renner o ponto de partida são as divulgações trimestrais completas, onde já introduzem todos os tópicos de acontecimentos importantes. Na demonstração financeira anual, por sua vez, analisam pontos complementares de acordo com a necessidade. Os preparativos são iniciados por meio de um cronograma compartilhado com os auditores e áreas diretamente envolvidas. Após uma análise preliminar, elaboram um rascunho com sugestões de melhorias, circulam internamente e alinham previamente com os auditores as principais modificações.

“Desta forma, ainda no período de pré-balanço, conseguimos antecipar os principais assuntos e modificações a serem feitas, otimizando o tempo no período de revisão final. As etapas de elaboração e revisão são realizadas de forma multidisciplinar, com a participação de diferentes áreas, de acordo com suas especialidades. Além disso, na área contábil temos uma equipe dedicada ao processo de consolidação das notas explicativas e análise de conformidade para as normas contábeis. A equipe finaliza a divulgação em conjunto com a área de Relações com Investidores, após o recebimento do relatório dos auditores independentes”, aponta Alexsandro Tavares, gerente sênior de contabilidade da controladoria da Lojas Renner.

 

Pontos de prioridade para a transparência

No cenário atual que vivemos, Carlos Henrique e Walber Monteiro consideram que, a transformação digital deva ser priorizada, aproveitando as oportunidades que o cenário de pandemia impõe à todas as companhias, implementando projetos e ferramentas que auxiliam nas tarefas rotineiras e na tomada de decisão dos gestores, além das frentes de automação dos processos, contribuindo, ao final, para o ganho de produtividade e redução de custos. “Adicionalmente, entendemos que a transparência se consolidou como um valor primordial e cada vez mais prestar informações relevantes e tempestivas, ter credibilidade nas relações e transações com os stakeholders e adotar as melhores práticas de governança, possibilitarão a agregação de valor às companhias, trazendo benefícios para todos”, dizem.

O princípio fundamental de uma demonstração financeira, segundo Leandro e Carla, precisa ser a transparência. “Ela ajuda a transmitir credibilidade, além de manter a atratividade e o acesso a investimentos. No que diz respeito à tecnologia, podemos citar como algumas das tendências os processos de automação e atuação cada vez mais estratégica dos profissionais da área de finanças. A EDP trabalha para incorporar soluções ao seu dia a dia, visando facilitar os processos, atingir objetivos financeiros e planificar o crescimento futuro. Atuaremos para que essas tendências façam parte do nosso trabalho e sejam aperfeiçoadas visando bons resultados para a companhia”, avaliam.

Para que as demonstrações financeiras sejam divulgadas com informações de qualidade e transparência, na percepção de Gilberto, é necessário que toda organização esteja comprometida com a apresentação dos resultados. “A equipe que prepara os relatórios de divulgação deve ter interação grande como as áreas geradoras de informações avaliando os impactos e os resultados obtidos. Tudo com a maior transparência seguindo as normas de segurança da empresa no acesso e divulgação de informações sigilosas. Existe um novo estudo sendo realizado sobre as novas normas de apresentação das demonstrações financeiras proposto pelo IFRS, principalmente no que tange aos resultados. Precisamos ficar atentos às discussões que estão ocorrendo analisando os impactos das propostas à companhia. É de suma importância a divulgação das demonstrações financeiras impressa ou digital nos canais já disponíveis. Precisamos prestar contas dos trabalhos e dos resultados obtidos pela administração ao mercado e, principalmente, aos nossos investidores, pois a credibilidade e a transparência devem ser alcançadas sempre, para proporcionar maior tranquilidade e segurança”, diz.

Na opinião de Leandro de Souza o que é mais importante hoje é ser digital e utilizar a novas ferramentas que estão disponíveis para auxiliar no processo de elaboração das demonstrações financeiras. “Não podemos mais pensar em despender tempo com atividades operacionais, hoje há robôs que fazem isso dez, vinte, trinta vezes mais rápido do que poderíamos fazer e com uma pequena ou nenhuma margem de erro. Utilizando essas ferramentas, vamos ter mais disponibilidade para analisar as transações que realmente são importantes para o leitor e assim trazer informações relevantes para que ele possa ter melhores informações para a tomada de decisão. Continuando nesse ritmo, vejo o futuro da demonstração financeira sendo o mais automatizado e digital, onde ficaria pronta em muito menos tempo, estamos entrando na era do 5G e a contabilidade não pode ficar de fora e deixar de se atualizar. No tocante a importância da demonstração financeira vejo cada dia mais esse fator aumentando, principalmente com a conjuntura econômica do nosso país. Nesse ano chegamos à marca histórica da taxa básica de juros em 2% e com isso o Brasil deixa de ser o paraíso da renda fixa e os investidores terão que começar a buscar investimentos mais diversificados para melhorem seus retornos. Hoje, já vemos uma migração significativa de investidores para o mercado de renda variável e é nesse ponto que a demonstração financeira ganha seu protagonismo, porque essas pessoas terão que buscar informações sobre as empresas para montar um carteira de investimento e essa informação estará disponível. Desta forma, surge outro desafio que é melhorar a nossa forma de comunicação com esse novo perfil de investidor, e trazer cada vez mais uma informação clara e objetiva”, relata.

“Entendemos que as demonstrações financeiras são de suma importância para levar informações relevantes aos nossos leitores, composto por diferentes públicos. Este é o desafio, que consiste em trazer uma linguagem simples e objetiva para atender de forma transparente as expectativas dos leitores, que precisam tirar conclusões e tomar decisões com base na divulgação. No processo de atualização de novas normas, a participação de um grupo de estudos interno para discussão antecipada de temas que podem trazer impacto ao negócio e que terão reflexo futuro nas demonstrações financeiras tem sido muito positiva, tanto no desenvolvimento interno, como para contribuir para o amadurecimento e a evolução das normas contábeis como um todo. Promover informações cada vez mais integradas no conjunto dos relatórios divulgados tem sido um trabalho contínuo dentro da companhia. Esse esforço contribui para a transparência e a apresentação de informações consistentes e comparáveis para os nossos investidores e leitores”, vislumbra Alexsandro Tavares.

De acordo com Carisa Santos Portela Cristal, gerente de gestão contábil e tributária da Isa CTEEP, o que torna uma demonstração financeira transparente, com certeza a tecnologia ajuda, mas antes disso tudo está relacionado com processo. “Podemos ter os melhores sistemas, mas se você não possui processos, ele não funciona. Agora, se tiver processos até consegue suprir a demanda de um sistema, mas o inverso não acontece. E, além disso, precisa estar no DNA da companhia, ser transparência não é apenas da boca para fora, mas tem que ser em todos os momentos desde as pequenas coisas que a companhia faz até as grandes, e isso desde a gestão, se eles não estiverem engajados os demais também não estarão”, alerta. Enquanto, Luciene Gonçalves, diretora financeira da Algar Telecom, complementa dizendo que “a área de controladoria não é uma área de suporte, ela precisa estar atenta aos impactos que as normas trazem à empresa, no sentido de risco ao negócio e a sua estratégia. Se não temos uma controladoria que pensa de forma estratégica podemos levar a companhia a uma situação de risco”.

 

Confira os vídeos com a íntegra do evento de acordo com cada dia:

1º dia do Meeting Day

 

2º dia do Meeting Day

 

3º dia do Meeting Day