Controladoria para pequenas e médias empresas

Dados do IBGE[1] afirmam que em 2017 existiam pouco mais de 5,02 milhões de empresas ativas no Brasil. Aproximadamente 87% destas empresas ocupam entre 0 e 9 pessoas. São mais de 11,5 milhões de pessoas e 22,1% de todo o pessoal ocupado, entretanto, estudos apontam que o índice de mortalidade das empresas brasileiras nos primeiros cinco anos é bastante elevado, especialmente nas micro e pequenas.

Dentre as principais causas de mortalidade das empresas, segundo o SEBRAE[2], estão a falta de planejamento do negócio, dificuldades de negociação de prazos com fornecedores, restrições à captação de empréstimos junto a instituições financeiras, bancos etc. A baixa capacitação dos empregados e dos empresários também foi apontada entre as principais causas de mortalidade das empresas, além de falta de aperfeiçoamento dos produtos, falta de atualização do empresário, falta de acompanhamento rigoroso das receitas e despesas e a falta de diferenciais competitivos nos produtos e serviços oferecidos.

Esses dados revelam que os empresários brasileiros de micro, pequenas e médias empresas desconhecem o próprio negócio e o ambiente onde estão operando, e isto tem contribuído para a mortalidade precoce dessas empresas. Além disso, há uma enorme carência de profissionais com capacidades de realizar a gestão do negócio e muitos empresários não possuem recursos financeiros ou mesmo não percebem os benefícios de se contratar profissionais qualificados e criar uma área para realizar a gestão e controle do negócio.

Com a ausência de uma área especializada para realizar a gestão e controle do negócio, o empresário concentra grande parte das decisões para si e tenta dividir o seu tempo entre as questões operacionais e financeiras e, como resultado, não consegue dar foco na essência do negócio, ou seja, na qualidade de produtos e serviços e atenção aos clientes.

 

Controladoria e os sistemas de informação gerencial

A controladoria é uma área do conhecimento cujo objetivo é assegurar a continuidade do negócio. Uma das principais funções da controladoria consiste em gerar, analisar e interpretar as informações, especialmente sob a ótica econômico-financeira, para fornecer informação de qualidade e de forma tempestiva para apoiar as tomadas de decisões.

Geralmente a controladoria é um departamento do staff da empresa, e o gestor responsável é o Controller. Todavia, limitar a controladoria a uma unidade organizacional cria a falsa impressão de que, se não existir este departamento não existe controladoria. A visão de controlaria como área do conhecimento e não como uma unidade organizacional possibilita que as atividades de controladoria sejam desenvolvidas por toda a empresa.

O departamento de controladoria é responsável pela gestão do sistema de informações gerenciais (SIG) da empresa. O SIG consiste em uma estrutura desenvolvida para identificar, coletar, mensurar e analisar informações relevantes para o negócio. Em geral a base do SIG vem da contabilidade financeira (ex. receitas, custos, despesas etc.) todavia, informações não financeiras também são relevantes para o negócio (ex.: número de defeitos, tempos, satisfação de clientes etc.).

Informação de qualidade precisa chegar ao empresário de forma tempestiva, ou seja, a tempo para influenciar nas suas decisões operacionais. Nesse sentido, o desenho do SIG e execução das rotinas precisam ser planejadas de forma a viabilizar a coleta e tratamento dos dados em tempo hábil para serem relevantes ao negócio. Um sistema de informações gerenciais não é apenas um software, mas sim todo o processo envolvido desde a gênese da informação até a destinação dos relatórios aos usuários finais.

O profissional da controladoria tem que transitar entre os vários pontos de origem dos dados e padronizar os processos que ali estão sendo desenvolvidos para conseguir capturar a informação relevante. Conhecendo os processos com alguma profundidade, o profissional da controladoria deverá garantir a qualidade e a tempestividade da informação e ser um parceiro do negócio, contribuindo para que as decisões sejam tomadas com segurança e assertividade.

Por conhecer bem o negócio, o profissional de controladoria pode atuar também no planejamento estratégico. Planejar é decidir antecipadamente, portanto, além de planejar é preciso acompanhar os desvios entre os resultados planejados e realizados. Esta função de acompanhamento também é atribuição da controladoria e permite pensar ações corretivas para que ao final de um período, o resultado realizado seja o mais próximo possível do planejado.

Para viabilizar a implementação de uma controladoria em pequenas e médias empresas é preciso transpor as duas barreiras citadas anteriormente: (i) crença dos empreendedores e (ii) alto custo da implementação. Para transpor a primeira barreira é preciso demonstrar ao empresário que a controladoria poderá ajudá-lo a conhecer melhor o negócio e a tomar decisões com melhores fundamentos. Já para transpor a segunda barreira, uma solução seria terceirizar o papel da controladoria. Existem empresas especializadas em assessoria empresarial que exercem o papel de controladoria a um custo compatível com o porte e necessidades das PMEs.

 

Controladoria para pequenas e médias empresas

Para viabilizar a implementação de uma controladoria em pequenas e médias empresas é preciso transpor as duas barreiras citadas anteriormente: (i) crença dos empreendedores e (ii) alto custo da implementação. Para transpor a primeira barreira é preciso demonstrar ao empresário que a controladoria poderá ajudá-lo a conhecer melhor o negócio e a tomar decisões com melhores fundamentos. Já para transpor a segunda barreira,uma solução seria terceirizar o papel da controladoria. Existem empresas especializadas em assessoria empresarial que exercem o papel de controladoria a um custo compatível com o porte e necessidades das PMEs.

Uma assessoria empresarial em controladoria poderá fornecer um diagnóstico completo do negócio, oferecer recomendações ao empresário como modelos de precificação de produtos e serviços e a otimização de custos, mas sem o custo de manter um profissional de controladoria no quadro de colaboradores. Geralmente com larga experiência, os profissionais que assessoram as empresas podem oferecer uma controladoria de qualidade, e a uma fração do custo de sua contratação.

Além de custos menores de implementação, bons consultores trazem consigo muitos cases de sucesso e estão na vanguarda do conhecimento, principalmente aqueles que conseguem conciliar a experiencia profissional com atividades acadêmicas.

Portanto, o grande desafio para as empresas de assessoria empresarial é fazer o empresário da PME perceber os benefícios que a controladoria pode trazer para sua empresa, ou ainda, o risco a que ele está submetido quando não tem uma controladoria a lhe subsidiar com informações. Nesta relação, o assessor de controladoria, além de informação de qualidade, fornecerá soluções.

 

O valor da informação contábil para a gestão do negócio

A ANEFAC realizou, em 23 de julho, em São Paulo, evento sobre a contabilidade e a controladoria. Sousa e Figueira foram os palestrantes e reforçaram a ideia foi mostrar que ambas podem fornecer informações valiosas sobre o desempenho da organização para fundamentar decisões e auxiliar no direcionamento de ações estratégicas, táticas e operacionais.

Fique atento ao site da ANEFAC, a diretoria de controladoria realizará uma série de eventos.

 

*Artigo escrito por Rodrigo Paiva Sousa que é diretor executivo da ANEFAC e professor na FIPECAFI, e Heraldo Vaz Figueira Junior, Owner da Axía

 

 

[1] Dados extraídos do Sistema IBGE de Recuperação Automática (SIDRA): Cadastro Central de Empresas (CEMPRE), 2017

[2] Dados extraídos do Data Sebrae: Sobrevivência das Empresas no Brasil, 2016